デイサービスの集客方法

デイサービスの集客では、チラシやWeb広告を出すだけでなく、利用者を紹介するケアマネジャーをはじめ、地域包括支援センター、病院、クリニックなどとの関係を築くことが重要です。一方で、利用者本人や家族がインターネットで事業所を探し、比較するケースにも備える必要があります。

安定して利用者を獲得するには、紹介元への営業と、利用者・家族向けの情報発信を組み合わせることが大切です。本記事では、デイサービスの利用者獲得の仕組み、開業前営業の開始時期、営業ツールの準備、空き状況の伝え方を解説します。

デイサービスの集客は「紹介」と「直接検索」の両方を考える

デイサービスの利用者獲得までの基本的な流れ

デイサービスの利用開始までには、ケアマネジャーなどへの相談、候補事業所の紹介、見学や体験、利用条件の確認、契約といった段階があります。利用者本人だけでなく、家族や医療・介護関係者が事業所選びに関わることもあります。

そのため、単に施設名を知ってもらうだけでは集客につながりません。紹介を検討する人が必要な情報を確認でき、見学や相談へ進みやすい状態を整えることが重要です。

紹介元への営業と利用者向けの情報発信を分けて考える

ケアマネジャーは、受け入れ対象、送迎範囲、利用時間、空き状況など、利用者との適合性を判断できる情報を求めます。一方、利用者や家族は、施設の雰囲気、食事、入浴、スタッフの対応などを重視する傾向があります。

パンフレットや営業資料では紹介判断に必要な情報を簡潔に整理し、Webサイトでは写真や一日の流れを含めて詳しく紹介します。相手に応じて伝える内容を変えることで、問い合わせや紹介につながりやすくなります。

利用者数ではなく稼働状況から集客目標を決める

集客目標を立てるときは、登録者の総数だけでなく、曜日別の利用人数や欠席状況を確認します。登録者が多くても特定の曜日に利用が集中していれば、別の曜日には空きが残ることがあります。

月曜日の利用者を増やす、入浴対応が可能な曜日の空きを埋めるなど、具体的な目標を設定しましょう。空いている曜日と受け入れたい利用者像を明確にすることが、営業内容を決める出発点になります。

デイサービスで利用者を獲得する仕組み

ケアマネジャーからの紹介

ケアマネジャーは、利用者の状態や希望を踏まえてケアプランを作成し、利用する介護サービスの候補を提案します。そのため、デイサービスの集客では、居宅介護支援事業所との関係づくりが重要です。

訪問時には、事業所の特徴だけでなく、対象となる利用者、料金、利用時間、送迎範囲、入浴・食事の有無、曜日別の空き状況を伝えます。利用者との相性を判断できる情報を、短時間で確認できる資料にまとめましょう。

地域包括支援センターとの関係

地域包括支援センターは、高齢者の生活や介護に関する相談を受け、必要な支援につなぐ役割を担っています。介護予防や地域での生活支援に関する相談から、デイサービスの利用が検討されることもあります。

一方的に利用者の紹介を求めるのではなく、地域で不足しているサービスや高齢者が抱える課題について情報交換することが大切です。地域のニーズを把握できれば、自社のサービスや受け入れ体制の改善にもつながります。

病院・クリニックとの連携

退院後もリハビリや健康管理が必要な人、通院しながら在宅生活を続ける人にとって、デイサービスが支援の選択肢になる場合があります。病院の地域連携室や医療ソーシャルワーカーなどが、退院後の支援先を検討することもあります。

病院やクリニックへ情報を届ける際は、機能訓練や看護体制など、自社で対応できる内容を明確にしましょう。医療機関から直接利用を決定するのではなく、ケアマネジャーなどの関係者と連携して利用調整を進めます。

訪問看護・福祉用具・介護事業者との連携

訪問看護、訪問介護、福祉用具事業者などは、地域で生活する高齢者の日常的な困りごとを把握しています。同じ利用者を支援する中で、外出機会や入浴、家族の介護負担などに関する相談が生じることがあります。

紹介を依頼するだけでなく、それぞれの事業者がどのような課題を感じているかを聞きましょう。地域の支援者と顔の見える関係をつくることで、必要なときに相談し合える連携体制を整えられます。

利用者・家族からの問い合わせ

利用者の家族がGoogle検索や地図、自治体の事業所一覧などを使い、近隣のデイサービスを探すこともあります。家族が候補を見つけ、その情報をケアマネジャーへ伝えるケースも考えられます。

Webサイトには、サービス内容、料金、送迎範囲、施設写真、見学方法などを掲載しましょう。専門職からの紹介だけに依存せず、家族が比較できる情報を整えることが大切です。

ケアマネジャーから紹介されるデイサービスの特徴

どのような利用者に合うかが明確

「機能訓練に力を入れている」「入浴に対応している」といった説明だけでは、紹介先として適しているか判断しにくい場合があります。どのような生活課題や希望を持つ利用者に合うのかを具体的に伝えましょう。

たとえば、外出機会を増やしたい人、個浴を希望する人、短時間で運動したい人など、利用後の姿が想像できる表現が有効です。対応が難しいケースも明確にすると、紹介後のミスマッチを減らせます。

問い合わせへの対応が早い

ケアマネジャーが利用者の受け入れ先を探しているときは、複数の事業所へ連絡している場合があります。空き状況や送迎範囲について回答に時間がかかると、別の事業所への相談が先に進む可能性があります。

曜日別の空き、送迎可能地域、見学可能日など、よく尋ねられる項目は一覧化しておきましょう。即答できないケースでも、いつまでに回答するかを明確に伝えることが信頼につながります。

見学・体験利用までの流れが分かりやすい

問い合わせ後の手順が曖昧だと、利用者や家族の検討が止まりやすくなります。見学や体験を受け付ける曜日、所要時間、送迎の有無、持ち物、担当者などを整理しておきましょう。

ケアマネジャー向けの資料にも、問い合わせから利用開始までの流れを掲載すると便利です。利用相談を受けた職員によって案内内容が変わらないよう、事業所内で対応方法を統一します。

利用開始後も情報共有がある

紹介を受けて利用が始まった後も、利用者の様子や変化をケアマネジャーへ適切に共有する必要があります。活動内容や体調だけでなく、本人の意欲や家族からの相談なども、必要に応じて伝えます。

営業は新規紹介を受けた時点で終わるものではありません。利用開始後の対応を積み重ね、安心して利用者を任せられる事業所だと感じてもらうことが、継続的な紹介につながります。

デイサービスの開業前営業はいつから準備するか

開業までの時期	主な準備内容
6か月前頃	ターゲット・コンセプト・商圏・営業方針の整理
4～5か月前頃	パンフレット・チラシ・Webサイトの制作開始
2～3か月前頃	営業先リストの作成、事前挨拶、内覧会の企画
開設日確定後	利用相談を想定した本格的な営業活動
開業1～2週間前頃	内覧会・見学会・体験会の開催
開業後	定期訪問、空き状況の更新、紹介元への報告

上記は準備を進める時期の目安です。工事、採用、指定申請などの進捗によって調整してください。本格的な営業は、開設予定日や受け入れ条件を具体的に案内できる段階で始めます。

開業6か月前頃から集客戦略を考える

開業の準備段階では、誰に利用してもらいたいかを明確にします。対象とする利用者の状態や要介護度、提供するサービス、送迎範囲、競合事業所との違いなどを整理しましょう。

ターゲットが決まっていなければ、パンフレットやWebサイトの内容も曖昧になります。紹介してほしい利用者像を先に言語化することで、営業先と訴求内容を決めやすくなります。

開業4～5か月前頃から営業ツールを準備する

パンフレット、チラシ、Webサイトは、構成、原稿作成、デザイン、確認、修正に時間がかかります。開業直前にまとめて作ろうとすると、必要な情報が抜けたり、内容を十分に検討できなかったりします。

開設日や料金などが未確定の場合は、後から修正しやすい形で制作を進めましょう。事業所のコンセプトやサービス内容など、早い段階で決められる項目から準備します。

開業2～3か月前頃から営業先を整理する

商圏内の居宅介護支援事業所、地域包括支援センター、病院、クリニックなどを一覧化します。事業所名、所在地、担当者、連絡先、訪問日、相談内容を記録できる営業管理表を作りましょう。

すべての営業先を同じ優先順位にするのではなく、送迎範囲内で担当利用者が多い事業所などから整理します。この時期は、開業予定を知らせる挨拶や情報収集を中心に進めます。

開設日確定後に本格的な案内を行う

利用者の紹介を具体的に依頼する営業は、開設予定日や受け入れ条件が明確になってから行います。開設できるか分からない段階では、紹介元も利用者や家族へ案内しにくいためです。

内覧会・体験会の準備と開催時期

内覧会は開業の1～2週間前を目安に計画する

内覧会は、施設内の設備や動線を実際に見てもらえる状態で開催します。開業の1～2週間前頃を一つの目安とし、工事や備品搬入、職員研修のスケジュールを踏まえて日程を調整しましょう。

案内状は直前ではなく、営業先が予定を調整できるよう早めに届けます。ただし、工事や指定申請の状況によって日程が変わる可能性がある場合は、確定前の告知に注意が必要です。

ケアマネジャー向けと地域住民向けを分ける

ケアマネジャーは、対象となる利用者、送迎範囲、料金、職員体制、空き状況などを確認します。利用者や家族は、施設の雰囲気やスタッフの接し方、食事、入浴、活動内容などに関心を持ちます。

同じ日に開催する場合でも、説明内容や配布資料を分けると伝わりやすくなります。専門職向けの時間帯と、地域住民・家族向けの時間帯を設ける方法もあります。

見学だけでなく相談できる場を設ける

建物や設備を案内するだけでは、利用相談につながらない可能性があります。個別に話せるテーブルと椅子を用意し、利用条件や送迎、家族の悩みなどを相談できるようにします。

体験会では普段のサービスを再現する

体験会では、機能訓練、レクリエーション、食事など、開業後に提供するサービスを体験してもらいます。通常は行わない特別なイベントだけを実施すると、実際の利用イメージと差が生じる可能性があります。

普段の一日を想像できる内容にすることが大切です。体験後は、本人や家族が感じたことを確認し、利用曜日や送迎などの具体的な相談につなげます。

チラシ・パンフレットはいつ、何を準備するか

制作は開業4～5か月前頃から始める

チラシやパンフレットは、営業先を訪問するときや内覧会の案内に使用します。原稿やデザインの作成、印刷、内容の修正を考慮し、開業4～5か月前頃から準備を始めると進めやすくなります。

開業日や電話番号が未確定の場合は、後から差し替えられるように設計します。初回から大量に印刷せず、情報が確定するまでは少部数やデータ資料で対応する方法もあります。

ケアマネジャー向け資料に掲載する内容

ケアマネジャー向け資料には、事業所の特徴、対象者、営業時間、定員、料金、送迎範囲、入浴や食事の有無、一日の流れ、見学方法、問い合わせ先を掲載します。

あわせて曜日別の空き状況を掲載すると、紹介先を探す際の判断材料になります。カイポケでも、パンフレットなどに営業時間や料金を記載し、空き状況が分かる資料を用意する方法が紹介されています。

利用者・家族向けチラシに掲載する内容

利用者や家族向けのチラシでは、施設でどのように一日を過ごすのかを分かりやすく伝えます。写真やイラストを使い、食事、入浴、機能訓練、レクリエーションなどを具体的に紹介しましょう。

介護保険の専門用語を並べるのではなく、どのような悩みを持つ人に適しているかを平易に説明します。見学や相談を希望する人が迷わないよう、電話番号と受付時間も目立たせます。

情報を詰め込みすぎずWebへ誘導する

紙面へ情報を詰め込みすぎると、事業所の特徴や問い合わせ先が目立たなくなります。チラシでは強みと基本情報に絞り、施設写真や料金の詳細はWebサイトで確認できるようにしましょう。

QRコードを掲載すると、スマートフォンからWebサイトへ移動しやすくなります。ただし、電話で相談したい人にも配慮し、Webと電話の両方の問い合わせ方法を用意します。

Webサイトは開業の何か月前から準備するか

開業4～6か月前頃から制作を始める

Webサイトは、ページ構成、文章、デザイン、写真撮影、公開作業などに時間がかかります。開業直前から始めるのではなく、4～6か月前頃から事業所の特徴や掲載内容を整理しましょう。

早い段階で仮公開し、開設日や施設写真が決まり次第更新する方法もあります。Googleビジネスプロフィールやパンフレットから案内できるよう、開業前に基本ページを公開しておくと便利です。

Webサイトに掲載すべき情報

Webサイトには、事業所の理念、サービス内容、一日の流れ、強み、営業時間、送迎範囲、料金、施設写真、スタッフ、問い合わせ先などを掲載します。見学・体験の申し込み方法も明記しましょう。

問い合わせまでの導線を分かりやすくする

情報が充実していても、問い合わせ方法が分かりにくければ、見学や利用相談にはつながりません。各ページから電話、問い合わせフォーム、見学予約へ移動できるようにします。

特にスマートフォンでは、電話番号を押すだけで発信できる状態が便利です。問い合わせ受付時間や、相談時に伝えてほしい項目も掲載すると、連絡する側の負担を減らせます。

開業後も更新できる設計にする

Webサイトは、公開して終わりではありません。曜日別の空き状況、行事、日々の活動、新しいサービスなどを更新することで、現在の事業所の様子を伝えられます。

更新が長期間止まると、営業しているか分からない、情報が古いという印象を与える可能性があります。更新担当者と頻度を決め、無理なく継続できる運用方法を整えましょう。

Googleビジネスプロフィールはいつから準備するか

開業予定日の確定後に登録を進める

Googleビジネスプロフィールでは、開業前の事業所もプロフィールを作成し、開業予定日を設定できます。Google公式によると、開業日は1年先まで入力でき、オーナー確認後は開業日の90日前からプロフィールが表示されます。

開業予定日、事業所名、所在地、電話番号などが決まったら登録を進めましょう。開業日の90日前から検索・地図上で情報発信を始められるため、早めに準備しておくと安心です。

基本情報をWebサイトと統一する

事業所名、住所、電話番号、営業時間などは、Webサイトやパンフレットと同じ表記にします。媒体ごとに情報が異なると、利用者や家族がどれを信頼すればよいか分からなくなります。

開業後に営業時間や電話番号が変わった場合も、すべての媒体を同時に更新しましょう。管理する媒体と担当者を一覧化すると、修正漏れを防ぎやすくなります。

写真やサービス情報を登録する

施設の外観、入口、食堂、機能訓練スペース、浴室、送迎車などの写真を掲載します。初めて訪れる人が入口や建物を見つけやすいよう、道路から見た外観写真も用意しましょう。

Googleビジネスプロフィールでは、営業時間、Webサイト、電話番号などの情報を管理できます。写真と基本情報を整え、検索した家族が事業所の概要を確認できる状態にします。

開業後は投稿と情報更新を続ける

開業後は、内覧会、行事、サービス内容の変更などを投稿できます。写真や日々の活動を発信することで、Webサイトだけでは伝わりにくい施設の雰囲気を補えます。

ただし、利用者が写る写真を掲載する場合は、プライバシーや個人情報への配慮が必要です。事業所内で撮影と掲載のルールを定め、必要な同意を確認してから発信しましょう。

デイサービスの集客で使える営業ツール

事業所パンフレット

パンフレットは、事業所の特徴、サービス内容、利用時間、料金、送迎範囲などの基本情報をまとめる資料です。初回訪問や内覧会、問い合わせ対応など、さまざまな場面で使用できます。

情報量が多くなりすぎないよう、紹介判断に必要な項目を優先します。詳細はWebサイトへ誘導し、パンフレットでは誰にどのような価値を提供する事業所かを明確にしましょう。

曜日別の空き状況表

空き状況表は、曜日ごとの受け入れ可能人数を一枚にまとめた資料です。パンフレットとは別に作成すると、利用状況が変わるたびに差し替えられます。

空き人数に加え、入浴対応、送迎地域、体験可能日なども掲載できます。更新日と問い合わせ先を明記し、最新状況は電話で確認してもらえるようにします。

一日の流れ・プログラム表

一日の流れを時間順に示すことで、利用者や家族は施設での過ごし方を想像しやすくなります。送迎、健康確認、入浴、食事、機能訓練などの時間を整理しましょう。

ケアマネジャーにとっても、利用者の生活リズムや目標に合うか判断する材料になります。ただし、当日の状況によって変更する可能性があることも記載します。

利用事例・受け入れ事例

どのような利用者に適しているかを伝えるには、個人が特定されない形で利用事例を紹介する方法があります。利用前の課題、提供した支援、利用後の変化などを簡潔にまとめます。

成果を保証するような表現や、本人の同意なく情報を掲載することは避けましょう。事例は自社の対応範囲を具体的に示す材料として活用します。

営業先・訪問履歴の管理表

営業先の事業所名、担当者、訪問日、相談内容、次回連絡日を記録します。同じ相手へ重複して訪問したり、以前の相談内容を忘れたりすることを防げます。

訪問件数だけでなく、問い合わせや見学につながったかも記録しましょう。営業活動を担当者個人の記憶に頼らず、事業所として継続できる仕組みにします。

デイサービスの集客で避けたい失敗

事業所の特徴を一方的に説明する

営業先を訪問して、自社の特徴だけを長時間説明しても、紹介にはつながりにくい場合があります。まずは、担当している利用者や地域でどのような支援先が不足しているかを尋ねましょう。

相手の課題を聞いたうえで、自社が対応できる内容を説明します。話すことより、紹介元の困りごとを理解することを重視すると、必要な情報を提供しやすくなります。

すべての利用者を受け入れられるように見せる

利用者を増やしたいからといって、あらゆるケースに対応できるように説明すると、利用開始後にミスマッチが生じる可能性があります。職員体制や設備を踏まえ、対応範囲を明確にしましょう。

受け入れが難しいケースを伝えることも、紹介元との信頼関係を守るうえで重要です。個別相談によって検討できる場合は、必要な確認事項を整理しておきます。

一度訪問しただけで営業を終える

ケアマネジャーや地域包括支援センターは、多くの介護事業所と関わっています。一度パンフレットを渡しただけでは、必要なときに自社を思い出してもらえない可能性があります。

空き状況、新しいサービス、内覧会など、相手にとって役立つ情報があるときに連絡します。頻繁な訪問で負担をかけるのではなく、適切な頻度と内容で関係を続けましょう。

空き状況が古いままになっている

実際には満員なのに「空きあり」と表示されていると、紹介元や家族に余計な確認の手間をかけます。反対に、空きがあるのに満員表示のままでは、紹介の機会を逃します。

空き状況が変わった際に誰が更新するのかを決めましょう。紙、Webサイト、Googleビジネスプロフィールなど、更新対象となる媒体も一覧化します。

デイサービスの集客効果を確認する指標

営業訪問数

営業活動を継続できているか確認するため、訪問数や電話、FAXなどの実施件数を記録します。ただし、件数を増やすことだけを目標にすると、相手に合わない営業を繰り返す可能性があります。

担当者と話せたか、どのような相談があったか、次に何を伝えるかも記録します。活動量と内容をあわせて確認することで、営業方法を改善できます。

問い合わせ・見学・体験件数

問い合わせ数だけでなく、見学、体験、契約へ進んだ件数を段階ごとに記録します。問い合わせは多いものの見学へ進まない場合は、案内方法や日程調整に課題があるかもしれません。

どの段階で検討が止まったかを確認し、理由を整理します。料金、送迎、曜日、サービス内容など、共通する理由があれば改善策を検討しましょう。

契約数と利用開始数

契約しても、入院や体調変化などによって利用開始に至らない場合があります。契約数と実際に利用を開始した人数を分けて管理しましょう。

利用開始後も、短期間で終了していないかを確認します。集客数だけでなく、利用者とサービスが合っているかまで見ることで、安定した稼働につながります。

紹介元別の利用者数

居宅介護支援事業所、地域包括支援センター、医療機関、Webサイト、家族からの紹介など、利用者が事業所を知った経路を記録します。

成果が出ている経路を把握すれば、営業活動の優先順位を決めやすくなります。ただし、特定の紹介元だけに依存せず、複数の経路を育てることも重要です。

曜日別の稼働率

全体の利用者数が増えていても、曜日によって稼働状況に差が出ることがあります。曜日ごとの定員と実際の利用人数を確認し、空きが多い曜日を把握しましょう。

空いている曜日を営業資料やWebサイトで具体的に伝えます。入浴や機能訓練など、曜日ごとに提供できるサービスもあわせて案内すると、対象者を紹介してもらいやすくなります。

デイサービスの集客に関するよくある質問

ケアマネジャーへの営業は何回行えばよいですか

一律に何回と決めるのではなく、相手の都合と提供できる情報に合わせます。初回訪問後は、空き状況の変化や新しいサービスなど、伝える理由があるときに連絡しましょう。

接触回数を増やすことだけを目的にすると、相手の負担になる可能性があります。訪問履歴を管理し、必要な情報を適切なタイミングで届けることが大切です。

開業前に利用者を募集できますか

開業前から事業所の情報を発信し、見学や相談を受け付ける準備はできます。ただし、開設予定日や指定の見通しが不明確な段階で、利用開始日を確約しないよう注意が必要です。

本格的な営業は、開設予定日や受け入れ条件を案内できる段階で行います。指定通知の時期や開業前の案内方法は、指定権者にも確認してください。

内覧会には誰を招待すればよいですか

商圏内のケアマネジャー、地域包括支援センター、医療機関、介護事業者、地域住民、利用を検討する本人や家族などが対象になります。

招待する相手によって関心のある内容が異なるため、説明資料や開催時間を分ける方法もあります。参加後に相談できる連絡先も案内しましょう。

Googleビジネスプロフィールに空き状況を掲載できますか

Googleビジネスプロフィールの投稿などを使い、見学会や空き状況に関する情報を発信できます。ただし、空き状況は変わりやすいため、更新日を記載しましょう。

詳細な空き状況はWebサイトへ掲載し、Googleビジネスプロフィールから誘導する方法もあります。